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ENT, LMS et espaces collaboratifs : leur complémentarité

Yves Epelboin, professeur à l’UPMC-Sorbonne Universités

Directeur du Service Général des TICE, UPMC-Sorbonne Universités

Yves.epelboin@upmc.fr

Le but du présent document est d’expliquer les principes sous-jacents à un ENT, en quoi il diffère d’un intranet et comment les outils, qui y sont connectés, fonctionnent avec lui. L’intention est d’aider les différents services de l’université à concevoir comment ils pourraient l’employer et ce qu’ils pourraient demander. Les outils présentés le sont uniquement à titre d’illustration. Le but n’est pas de présenter la liste de ce qu’on peut faire dans un ENT mais la philosophie pour l’employer.

Un peu d’histoire

ENT signifie Environnement Numérique de Travail. Ce vocable a été inventé par le MEN (Ministère de l'Education Nationale), vers 2002, pour décrire un environnement de travail sur ordinateur dont il a poussé la mise en place en finançant les universités au travers des UNR (universités Numériques Régionales), regroupements régionaux d’universités autour du numérique.

La majorité des universités françaises (plus de 80%) s’est ralliée, pour atteindre cet objectif, à une solution technologique Open Source, d’origine américaine, uPortal. Elle a été francisée sous le nom de ESUP. La France représente la plus grosse communauté au monde qui a fait le choix de cette technologie.

A l’UPMC, l’ENT a été mis en place dans le cadre d’un consortium francilien, CVIF (Campus Virtuel Ile de France), financé par la Région, qui regroupait 4 universités. Celui-ci s’est depuis dissout dans l’UNR Paris IdF.

Internet et Nous

Pourquoi s’intéresser à un environnement particulier, comme notre ENT, monUPMC ? Qu’est-ce qui le différentie de l’Internet ?

Le web et ses technologies sont maintenant disponibles depuis assez longtemps pour qu’on puisse en analyser les usages. L’expérience montre que les étudiants font parfaitement la distinction entre leur vie personnelle et leur vie professionnelle à l’université : les chats, les forums qu’ils emploient abondamment dans leurs échanges personnels, sont très peu employés dans le cadre de l’université sauf pour ceux qui n’ont pas d’autres alternatives pour rencontrer leurs camarades, comme les étudiants à distance par exemple.

Dans l’espace de la vie personnelle on peut introduire plusieurs subdivisions. Il y a d’abord ce qui relève du domaine public : consultation de sites, vidéos, journaux, achats en ligne (seul le paiement est privé). D’un autre coté il existe un espace relatif à la vie personnelle don Facebook est la meilleure illustration (encore que trop nombreuses sont les personnes qui exposent dangereusement leur vie privée et ne réalisent pas bien que Facebook n’est pas si privé que cela). Dans Facebook on construit son réseau de relations et l’on choisit ce qu’on expose : photos, textes… Chacun a le sentiment, plus ou moins vrai, de diriger entièrement ce qu’il expose.

Intéressons nous de plus près à l’espace professionnel et plus précisément à l’UPMC.

 Il existe un espace public : l’ensemble des sites Web accessibles à tout le monde. La communauté UPMC y trouve des informations, sans aucun privilège particulier par rapport au reste du monde. Cet espace est complété par les intranets. Ceux-ci sont réservés aux personnes identifiées dans la communauté UPMC : personnel, étudiants, associations…. Par analogie avec la presse, un intranet est un journal d’entreprise – il apporte des informations intéressantes pour ceux qui y travaillent – alors que l’extranet est pensé pour un public large. La confidentialité d’un intranet est médiocre car il est toujours possible de trouver un accès avec un mot de passe.


Il existe des espaces plus personnalisés qui s’adressent à des sous-communautés. Le rôle de l’ENT est de créer ces sous-espaces. Chacun est censé y trouver des outils et des informations pertinentes pour son groupe. Schématiquement l’ENT est l’université avec tous ses bâtiments. A l’entrée – lorsqu’on s’identifie – le gardien vous oriente vers votrebâtiment. Autrement dit, l’université vous offre une palette d’informations et de services liés à votre fonction dans l’institution (représenté en bleu clair dans le schéma ci-contre).

Descendons à un niveau plus fin. Dans un bâtiment il existe des salles de cours et de réunion. S’y retrouvent des personnes qui ont un objectif commun. Du point de vue informatique ce sont des espaces collaboratifs et des cours dans la plateforme d’enseignement. Du point de vue technologique ils relèvent de la même philosophie, sauf que dans un cours les rôles des enseignants et des étudiants sont bien plus différentiés que dans une réunion collaborative. Ces deux types d’espace sont résumés dans l’espace jaune du dessin.

Enfin il existe un espace plus personnel où chacun se construit son réseau de relations, choisit les objets qu’il expose. C’est un espace analogue à Facebook sauf qu’il est enfermé dans le monde de l’université, pas ouvert au public extérieur. Ce troisième espace n’existe pas encore à l’UPMC. Il sera créé probablement d’ici un an ou deux.

Ces espaces possèdent, comme montré sur le dessin, des zones communes. Par exemple on a toujours besoin d’un endroit pour ranger des documents. A l’heure actuelle il est impossible de disposer d’outils communs pour gérer des documents à partir des différents espaces de la figure ci-dessus, et cela rend confus leur usage : où est-il le plus judicieux de déposer un document ? Comment y accéder d’un autre espace sans avoir besoin de le dupliquer ? Il n’existe pas encore de réponse satisfaisante. On aimerait pourtant : une note confidentielle, placée dans ce stockage unique, ne serait visible que de l’espace personnel, des documents de cours le seraient dans cet espace et l’espace de cours. Des formulaires administratifs le seraient des trois espaces. De la même façon, chaque espace dispose de ses outils de communication dont les interfaces, sont, bien évidemment, différents pour des fonctionnalités … identiques !

Malheureusement les technologies ne permettent pas encore d’atteindre la convergence recherchée, c’est à dire d’évoluer dans un environnement qui corresponde au contexte de son travail et de ses préoccupations en retrouvant la même ergonomie.

ENT, INTRANET et site Web

Nous avons déjà évoqué la différence qui peut exister entre un site Web, à priori public, et un intranet. En quoi un ENT se différentie-il de ce dernier ?

La première réponse est que le nom technique d’un ENT est “portail de services”. Ce n’est ni un site Web ni un intranet.

Pour entrer dans un ENT, il est nécessaire de s’identifier. La fonction première de cette authentification n’est pas, contrairement à ce que beaucoup de personnes pensent, de contrôler l’accès et de réserver les informations à des personnes sélectionnées. Le rôle essentiel est d’attacher à la personne un profil qui permettra de lui présenter un bouquet de services cohérent avec son rôle dans l’institution. Par exemple, un étudiant se verra proposer l’accès à la scolarité tandis qu’un membre du personnel pourra consulter les informations qui concernent sa carrière. Les pages présentées sont donc dynamiques - elles dépendent de la personne – et ce ne sont pas de simples pages Web puisqu’elles donnent accès à des services.

Le service offert n’est pas forcément privé. Il peut être accessible librement, par une autre voie, dans un contexte différent. A titre d’exemple, à l’UPMC, l’accès à la base de données des cours en ligne, Savoir en Ligne (SeL), est proposé, pour tous, dans le même onglet que le service d’information documentaire (SID). En effet, dans cet onglet, sont regroupés tous les services qui relèvent de la documentation. Pourtant l’accès direct au SID nécessite une authentification (pour profiter des revues électroniques en ligne, par exemple) alors que l’accès à SeL est libre. Pour les personnes connectées à l’ENT, le regroupement est donc cohérent et permet de naviguer d’une base ouverte à une base authentifiée de façon transparente. Cette navigation transparente, sans nécessité de s’authentifier ou pas, à travers les services est une caractéristique des ENTs. Lorsqu’une authentification est nécessaire pour accéder à un service elle est faite, une fois pour toutes, à l’entrée dans l’ENT.

Les services offerts devraient être personnalisés : un étudiant ne verrait, dans la plateforme d’enseignement,  que la liste des cours auxquels il est inscrit. Toute évolution de son cursus, au cours de l’année, devrait être reflétée dans les choix qui lui sont présentés. Dans la réalité l’organisation du système d’information des universités françaises ne permet pas cette dynamique et l’on doit se limiter à des profils assez succincts. Ainsi, à l’UPMC, il a été possible de pousser assez loin cette personnalisation pour la grosse cohorte homogène que représente le PAES : les étudiants de 1ère année de médecine disposent d’un profil particulier et sont informés immédiatement, après authentification, si un cours est diffusé en direct. En un clic ils le rejoignent.

Pour les autres étudiants c’est plus délicat et il a fallu demander aux enseignants d’inscrire eux-mêmes leurs étudiants dans les cours qu’ils emploient dans la plateforme d’enseignement pour compenser cette déficience. De cette façon les étudiants sont alertés des cours en ligne auxquels ils sont inscrits et des annonces faites dans les cours, dès l’ouverture de l’onglet correspondant de l’ENT. De même des profils particuliers ont été créé à la main pour les membres du personnel qui exercent des responsabilités afin de leur donner un accès transparent aux documents administratifs et aux listes de diffusion les concernant.

Idéalement le système d’information de l’université devrait être capable de construire des profils personnalisés fins, jusqu’aux groupes de TD et TP.

Un ENT est donc bien un environnement de travail personnalisé, accessible au travers d’un navigateur Web. Néanmoins cela ne suffit pas à le définir : on pourrait imaginer de lui substituer, dans ce rôle, un intranet dynamique, c’est à dire un ensemble de liens vers des outils, présentés dans des pages Web construites à la volée en fonction de l’identification de la personne. L’ENT offre des services plus sophistiqués. Il est un véritable outil, par lui-même, car il possède la capacité de faire remonter des informations depuis d’autres outils qui y sont connectés et de les afficher dans ses pages : par exemple, les personnes qui possèdent un compte sur la messagerie centrale de l’UPMC (tous les étudiants et les membres du personnel qui en font la demande) voient apparaitre, dans la page « Mes outils de communication », une information qui leur affiche le nombre de messages non lus. De même, lorsqu’un cours est ouvert, dans la plateforme d’enseignement Sakai et que l’on y est inscrit, son intitulé et le contenu des alertes du cours apparaissent immédiatement dans l’onglet « Mes documents » sans avoir à entrer dans la plateforme elle-même. Il n’est nécessaire de cliquer sur le nom d’un cours et d’accéder au service que si on veut en savoir plus. Etudiants comme enseignants savent qu’un cours est ouvert et qu’ils y sont inscrits sans avoir besoin de se connecter spécifiquement à Sakai. Ceci nécessite la mise en place d’une liaison, appelée connecteur, d’échange d’informations, dans les deux sens, entre l’ENT et chaque outil. 

Un connecteur permet de rechercher des informations sélectionnées et personnalisées dans un outil, de les remonter puis de les afficher dans l’ENT. Le dialogue peut se faire en sens inverse également, depuis un affichage dans l’ENT vers l’outil. Il peut être possible d’accéder à certaines fonctionnalités sans devoir démarrer un outil : par exemple, l’outil de web visioconférence, EVO International, disponible dans l’ENT de l’UPMC, dispose d’un système de planification de réunions (type de réunions, participants, date…). Normalement les usagers doivent s’identifier dans le système de visioconférence puis démarrer l’application pour pouvoir faire une réservation. Les membres de la communauté UPMC disposent d’une portlet qui leur permet, à partir de l’ENT, d’effectuer ces mêmes opérations sans démarrer le logiciel de visioconférence. L’usage est, à la fois, plus ergonomique et plus rapide.

La technologie des connecteurs est délicate et chaque outil est une étude en soi, car il n’existe pas de solution générale. Le développement d’un connecteur n’est à la portée que de professionnels.

Les outils

Dans cette section nous ferons le tour d’un certain nombre d’outils susceptibles d’être employés au travers d’un ENT. Comme nous l’avons expliqué la bonne méthode nécessite l’usage d’un connecteur. Le travail n’est donc pas négligeable et le choix des outils doit être bine réfléchi. A l’UPMC, la décision d’implanter de nouveaux outils appartient au Comité de Pilotage de l’ENT (CoPil ENT) sous autorité du Comité Stratégique des Systèmes d’Information (CoStraSI). 

Parmi les nombreux outils et services imaginables, citons, à titre d’exemple :

  • Une messagerie avec interface Web ou Web mail : puisque la personne a été identifiée lors de sa connexion dans l’ENT, on ne lui demande pas de se ré identifier lorsqu’elle active ce service.
  • Des pages Web personnalisées puisque les pages présentées dépendent du profil de la personne. On réalise donc ainsi ce qui est communément appelé un intranet.  On remarquera que l’intranet est un service possible de l’ENT, pas l’ensemble de l’ENT.
  • Un CMS (Content Management System), outil de développement de pages Web, qui placera automatiquement tout rédacteur dans un environnement qui lui soit propre, avec les droits afférents sans ré identification nécessaire. L’outil n’est visible que pour les personnes dont le profil indique qu’elles sont rédacteurs.

Les services et outils sont regroupés dans des onglets. En fonction des profils un onglet peut être affiché ou non et, dans chaque onglet les services et outils présentés peuvent varier. L’organisation des onglets est importante et conditionne l’évolutivité de l’ENT : lorsque leur nombre est trop important l’ergonomie devient mauvaise. Prévoir des onglets par UFR ou service de l’université peut sembler rationnel au début mais peut devenir la jungle à la fin de la réalisation.

L’UPMC a fait le choix de regrouper les outils dans des onglets thématiques. Par exemple, SeL, le SID, l’accès à HAL (références bibliographiques de la recherche UPMC) sont dans le même onglet, « Ma bibliothèque ». Tous les outils de communications sont regroupés dans un autre onglet. On évite ainsi de multiplier les onglets, de nouveaux ne devant être introduits que lorsqu’une nouvelle catégorie de services est introduite.

Site Web, INTRANET et ENT

Un site Web est, schématiquement, un ensemble de pages contenant du texte et des illustrations, liées par des liens hypertexte pour organiser le parcours des documents. Ces liens constituent la navigation. Accessoirement un site Web peut servir à présenter des collections de documents. Le navigateur Web peut, au moyen de formulaires, envoyer des informations à un programme de traitement, coté serveur, qui renverra à l’usager une nouvelle page. On emploie le terme de pages dynamiques, dans ce cas, car le contenu est généré au vol, en fonction des informations envoyées via le formulaire. C’est le cas, par exemple, de la e-scolarité.

Un site Web peut être public ou privé. Un site privé est un intranet. Comme nous l’avons déjà expliqué un intranet ne peut pas être considéré comme un ENT car il ne dispose pas des fonctionnalités des connecteurs. De plus, nativement, un intranet ne permet pas de gérer correctement des profils d’utilisateurs variés. Il est évidemment possible (et cela existe) de développer une programmation, coté serveur pour permettre d’envoyer des pages dynamiques en fonction de l’identité de l’utilisateur. On dispose alors dune partie des fonctionnalités d’un portail de service mais il manque encore la notion de connecteur pour être complet. Certaines universités n’ont pas bien compris cette différence et emploient l’ENT ESUP/uPortal comme un intranet dynamique. Il existe des solutions beaucoup plus légères lorsqu’on se limite à cela.

CMS

La gamme des outils, pour créer et maintenir, un site Web est très variée. Certains demandent une bonne expertise (Dreamweaver par exemple), d’autres, appelés CMS (Content Managment Systems), après un paramétrage initial, permettent à un usager ordinaire de constituer rapidement un site agréable. Ce paramétrage est souvent délicat et source de beaucoup de problèmes lorsqu’on ne dispose pas du niveau de compétence nécessaire. L’inconvénient de ces outils, coté sombre de leur coté agréable, est qu’ils enferment les webmasters dans des gabarits contraignants et ne permettent pas toujours de réaliser tout ce qu’on désirerait. Un CMS brime l’imagination mais permet de s’assurer de la cohérence d’un site, tant sur le plan graphique qu’organisationnel. Chaque CMS possède ses spécificités. Il  assure l’unicité du style puisque c’est lui qui effectue l’enrichissement des pages dont ne se préoccupent pas les rédacteurs. Il permet également d’assurer la cohérence en faisant apparaître automatiquement des informations dans certaines pages, informations qui proviennent d’une source unique. Ceci évite que des rédacteurs publient des textes contradictoires lorsqu’ils doivent être repris dans différentes pages.

L’université a choisi Ametys. Cet outil est employé pour créer et maintenir le site institutionnel www.upmc.fr et les sites des services et des mentions d’enseignement qui sont techniquement indépendants (mais cohérents !). Un outil commun, dit de backoffice, est employé pour générer ces sites. Des ingénieurs de l’UPMC, au CPM et à la DSI, ont pris soin de le configurer de façon que tous ces sites soient cohérents entre eux. Ils assistent les personnes responsables. Une des caractéristiques de ce CMS est que le résultat est un ensemble de pages Web statiques générées à partir du backoffice. Cela est moins souple car une modification n’est visible qu’après régénration. L’avantage, par contre, est de pratiquement interdire toute défiguration du site puisque les pages sont statiques (juste du code HTML) et régénérées à chaque modification.

Ametys est connecté dans l’ENT et apparaît dans le profil des personnes qui sont autorisées à l’employer. Il permet d’accéder à l’outil avec les droits afférents à la personne authentifiée et le connecteur affiche les dernières modifications apportées.

Il existe deux catégories d’usagers :

  • Les administrateurs : ils réalisent l’architecture du site et son style selon les vues des architectes. Ils définissent des formulaires ou interfaces à l’usage des rédacteurs qui laissent à ceux-ci une liberté plus ou moins grande pour remplir les informations qui seront présentées dans les pages.
  • Les rédacteurs : ils créent le contenu du site en remplissant des formulaires (ou interfaces) qui leur laissent, selon les droits qui leur ont été attribués par les administrateurs, plus ou moins de liberté.

Une interface peut être très contraignante obligeant un rédacteur à remplir obligatoirement un ensemble de champs et ne lui permettant aucun choix quand à la présentation et à l’enrichissement, ou, au contraire, très souple autorisant, à l’extrême, une codification en HTML. Les limites exactes dépendent de l’outil CMS employé et des autorisations données par les administrateurs sous l’autorité de l’architecte.

Un rédacteur possède des droits qui l’autorisent à modifier certaines informations mais pas d’autres. Il peut les publier directement ou les soumettre à une autorité hiérarchique qui les approuve pour publication si l’architecte en a ainsi décidé.

Annuaire

L’annuaire est un élément fondamental dans le fonctionnement d’un ENT. Qu’il s’arrête et tout le service sera bloqué !

Il est bien plus que les pages blanches et jaunes que le nom semble indiquer. En ce qui nous concerne c’est l’outil informatique qui contient les informations nécessaires à définir un profil d’usager, lors de la phase d’identification de la connexion. De nombreux autres services le consultent également : par exemple Sakai y retrouve le nom complet d’une personne et son adresse électronique. EVO (la web visioconférence) s’en sert pour établir les connexions qui lui sont nécessaires.

Idéalement on peut imaginer l’annuaire comme un service commun à tous les autres services : les bases de données du personnel et des étudiants lui fournissent son contenu qu’il délivre, selon des règles prédéfinies, à tous les autres services. La réalité est évidemment plus complexe.

Idéalement un annuaire devrait contenir toutes les informations pertinentes pour établir un profil fin, jusqu’au groupes de TP et de TD pour les étudiants, l’appartenance à un service central, à un département d’enseignement et éventuellement à un laboratoire pour le personnel. Maintenir les profils des personnes en temps et en heure demande une grande réactivité et des outils adaptés à cet usage. C’est le rôle de vrais systèmes d’information sur les personnes (SI étudiants et SI personnel) que nous ne possédons pas aujourd’hui. Les outils existants aujourd’hui n’ont pas été conçus pour cet usage.

Il ne faut donc pas envisager des profils trop fins ou trop multiples pour lesquels on saurait qu’il est impossible de maintenir régulièrement les données ces mises à jour. Ainsi il est pratiquement illusoire d’imaginer pouvoir gérer les profils étudiants au niveau des groupes de TDs et de TPs. Nous ne disposons pas d’un outil pratique général pour accomplir cette tâche et les processus de travail correspondants n’existent tout simplement pas. C’est un des gros challenges du projet ODISEE de système d’information étudiant. Il en est de même pour le personnel. Le système d’information du personnel est encore à l’état de projet. 

Dans l’immédiat pour les étudiants il est possible, dans quelques cas, comme le PAES, d’affiner le profil au niveau de l’année d’enseignement.

En ce qui concerne le personnel rien n’est encore établi. Des profils particuliers ont pu être construits, à la main, pour des groupes peu nombreux, stables et bien définis, comme les membres des conseils par exemple.

Pour des groupes d’usagers variables, des communautés au contour fluctuant, un profil dans l’annuaire n’est donc pas la bonne solution pour gérer l’accès à des services communs. Cela relève plutôt d’un espace collaboratif (voir plus loin).

Messagerie, forum, liste de diffusion…

Un ENT est employé au travers d’un navigateur Web (Internet Explorer ou Firefox sont les plus populaires). Il était donc normal d’y implanter un outil Web qui permette d’accéder à sa messagerie via un navigateur. Un Webmail est moins souple qu’un agent de messagerie classique employé avec son propre ordinateur comme Outlook (Windows), Eudora ou Thunderbird (tout système) mais présente l’avantage de ne nécessiter ni de l’installation d’un logiciel ni d’un ordinateur personnel. En tant qu’outil de l’ENT le webmail choisi a été modifié pour ne pas nécessiter de se réauthentifier pour accéder à ses messages ou en envoyer.

Une liste de diffusion est un groupement d’adresses électroniques. Un message envoyé à la liste est diffusé à l’ensemble des abonnés. Une liste possède un propriétaire qui en gère l’usage : l’abonnement peut être souscrit par ses soins ou directement par les personnes intéressées au travers d’une interface. Les outils de liste de diffusion comportent des fonctionnalités supplémentaires comme des archives : on peut relire les messages échangés par le passé ou même déposer des documents, ce qui leur donne certaines fonctionnalités des espaces partagés.

Dans la pratique la difficulté est la gestion des abonnés qui relève du propriétaire de la liste, le plus souvent, même lorsque, fonctionnellement, les usagers peuvent le faire eux-mêmes. A l’UPMC l’usage des listes intégrées à l’ENT est réservé au personnel, pas aux étudiants. La raison en est, encore une fois, la difficulté pour construire des profils adéquats.

Un forum est un outil où chacun peut déposer un message (via une interface Web) et les autres abonnés au forum peuvent lire les échanges. A la différence d’une liste de diffusion ou d’une messagerie, les informations ne sont visibles que par une démarche volontaire pour entrer dans l’outil. La présentation s’organise autour de thématiques. L’outil de forum disponible à l’UPMC est intégré dans la plateforme d’enseignement Sakai, et non directement dans l’ENT. Toujours à cause de la rigidité des profils.

Il existe d’autres moyens de diffuser de l’information :

  • Un canal annonces en page d’accueil authentifié de l’ENT. Les grandes directions de l’université peuvent se voir attribuer des canaux spécifiques visibles seulement par les personnes qui possèdent le profil adéquat. Des canaux d’annonces optionnels, visibles uniquement des personnes qui y souscrivent, sont également possibles.
  • Un autre moyen de diffusion d’information est l’usage de fils RSS. Un fil RSS est maintenu par son responsable au travers d’une interface. Les personnes autorisées à voir l’information la reçoivent automatiquement au travers d’outils spécifiques (des lecteurs de fils RSS). Les outils de messagerie modernes sont capables d’afficher ces fils à la seule condition de s’y abonner. Le contenu d’un fil peut également apparaître de façon automatique dans une page Web sans intervention particulière du Webmaster. Le CMS permet également de créer un fil RSS par site. L’usage des fils RSS devrait s’amplifier dans les prochaines versions à venir de l’ENT.

Espaces partagés

Le terme « espace partagé » désigne un lieu de stockage de documents analogue à un système de dossiers et de sous-dossiers tel qu’on l’emploie sur son ordinateur personnel.

L’UPMC emploie, aujourd’hui, une technologie appelée Alfresco, sous le nom « e-partage ». Les droits sur les documents sont définis dans un profil. On peut avoir le droit de déposer des documents ou seulement de les consulter. Des droits plus fins peuvent être imaginés.

Différents services de l’université emploient ces espaces avec les avantages et les inconvénients suivants :

  • Avantage : mise à disposition de documents selon des profils bien définis
  • Inconvénients :
    • Des catalogues de documents qu’il faut ouvrir pour en connaître le contenu, le titre ne suffisant pas la plupart du temps
    • Besoin d’une organisation pensée des espaces à ouvrir, sinon on risque de se retrouver devant une prolifération d’espaces dont les objectifs se recouperont d’où difficulté pour les usagers à s’y retrouver.

Les espaces partagés sont très orientés vers la mise à disposition d’un grand nombre de documents mis au point par de petits groupes de personnes bien identifiées c'est-à-dire la constitution de bibliothèques de documents de références et d’archives. On peut cependant les concevoir comme espaces de stockage et d’échange entre des groupes de personnes bien identifiées par leur profil.

Il existe d’autres moyens de présenter des collections de documents :

  • site Web : on peut présenter des documents dans un site Web, de façon à peu près identique à un espace partagé. Les différences sont de deux ordres : 1/ il est impossible de gérer des droits fins. Tous les rédacteurs peuvent déposer ces documents à tous les niveaux de la hiérarchie des pages. 2/ Il n’est pas possible de gérer des profils. Il faut également, posséder une certaine technicité pour être capable d’effectuer le dépôt, alors qu’un espace partagé ne demande aucune compétence.
  • Espace collaboratif : comme son nom l’indique il s’agit d’un outil où les usagers qui y sont inscrits disposent d’un certain nombre de sous outils pour collaborer : messagerie, forums, espaces communs…

Espace collaboratif

Un espace collaboratif est un outil à l’intérieur duquel on met en place un certain nombre de services spécialisés pour permettre à un groupe de personnes de travailler en commun, de partager et d’échanger. Une différence fondamentale avec un ENT, est que ce sont les participants de l’espace qui gèrent eux-mêmes leurs profils sans l’intervention ni de l’institution ni des informaticiens. Les droits, pour les différentes actions possibles, varient en fonction du rôle attribué à chaque utilisateur. Leur nombre et leurs possibilités sont prédéfinis dans la conception même de l’outil. La confusion est parfois grande avec les ENTs car on peut y retrouver des fonctionnalités identiques, voire concurrentes. A l’université de Valence, en Espagne, un tel outil est employé en guise d’ENT, par exemple ! Un espace collaboratif peut donc fonctionner sans ENT ou au travers de ce dernier.

L’université en possède deux : l’un dans l’environnement Microsoft de l’administration, l’autre au travers d’une configuration particulière de la plate-forme d’enseignement Sakai. Aucune étude n’a encore été faite sur la définition exacte de ce que devrait être un outil idéal mais ces deux outils permettent, dès à présent, aux usagers de mieux cerner leurs besoins.

Un espace collaboratif, après son ouverture, fonctionne de façon complètement autonome des administrateurs de l’ENT. La ou les personnes qui en ont demandé l’ouverture, gèrent ensuite directement la liste des participants et leur attribuent des droits (dans les limites internes de l’outil). Un espace collaboratif est donc très adapté à la constitution de groupes flexibles et autonomes. Parmi ses fonctionnalités (ou outils) on trouve :

  • Un espace partagé. Selon leurs droits les participants peuvent lire et/ou modifier et/ou déposer des documents.
  • Des pages Web internes à l’espace.
  • Des outils de dialogue et de communication : messagerie interne à l’espace ou communiquant avec la messagerie générale de l’ENT, forums,… L’avantage est que comme la liste des participants est locale on peut, à chaque envoi, s’adresser à tout ou partie du groupe de façon très simple.
  • Des outils d’échange de documents : on peut ainsi remettre un rapport au responsable de l’espace sans qu’il soit communiqué aux autres participants.

La liste n’est pas limitative.

Organisation de l’ENT

L’espace d’information de l’UPMC, au sens le plus général du terme, s’organise autour d’un espace public et d’un espace privé à accès réservé selon des profils qui vont du plus général (appartient à l’UPMC) jusqu’à des niveaux fins qu’il faut préciser. Tout l’espace privé a vocation à se retrouver dans l’ENT parce que celui-ci assure une authentification avec un profil. L’espace public doit être organisé autour du site Web institutionnel. Les pages Web se trouvent donc placées dans l’espace public ou l’ENT selon leur usage.

Ceci ne signifie pas qu’il n’existe qu’un seul site public mais tous doivent être organisés autour de ce premier site en assurant des passages d’information entre eux, de façon cohérente. Cette cohérence peut être assurée, entre autre, par l’emploi du même outil CMS, pour construire ces différents sites. Il est toujours possible d’accéder aux parties publiques par un lien depuis l’ENT pour éviter aux personnes qui se sont identifiées de changer d’environnement de travail.

  1. L’organisation de l’ENT en onglets, contenant des ensembles d’outils (ou services), oblige à penser l’organisation par thématique. Comme à l’intérieur d’un onglet on peut faire apparaître des services différents en fonction du profil de la personne, il est possible de définir des hiérarchies dans un métier en y faisant apparaître les outils en fonction des responsabilités définies par ces profils. Enfin ces outils peuvent également posséder plusieurs niveaux de hiérarchie (c’est le cas du CMS ou de la plateforme d’enseignement) permettant à la personne qui les emploie de remplir ses fonctions sans dépasser son niveau de responsabilité.
  2. Les profils doivent être définis par métiers avec des hiérarchies. Néanmoins leur gestion est lourde et passe par des mises à jour de l’annuaire. Cette notion n’est donc pas adaptée pour définir des groupes dont les contours sont un peu flous ou temporaires. Dans ces cas il vaut mieux employer des outils, comme les espaces collaboratifs, qui laissent à leur responsable le loisir d’y inscrire les personnes de leur choix. en attribuant à chacun un rôle. 


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